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Revisionssicherheit und GoBD

Entsprechend der Merksätze der Bitkom zum Thema "Elektronische Archivierung und GoBD" evaluiere ich nachfolgend die Revisionssicherheit von open3A aus meiner Sicht.

1 Elektronische Archivierung ist technologieneutral

Damit ist zunächst generell die Archivierung mit open3A zulässig.

2 Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen

Da die Belege mit open3A erstellt werden, ist diese Anforderung automatisch erfüllt.

3 Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen

Hierzu führt die Bitkom aus:

"Gewährleisten lässt sich dies hardwareseitig (z. B. durch unveränderbare und fälschungssichere Datenträger), softwareseitig (z. B. durch Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) wie auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) – auch Kombinationen sind zulässig. […]"

open3A bietet dazu folgende Möglichkeiten:

  • Generell gibt es zunächst eine integrierte Datensicherung, die es dem Benutzer auch erlaubt, die Daten auf einen externen Server zu kopieren.
  • Softwareseitig werden die Belege sowie die enthaltenen Positionen gegen Veränderungen gesperrt, sobald ein Beleg im Übersicht-Plugin als bezahlt markiert wird.
  • Dies lässt sich mit einer Erweiterung noch ausdehnen, die einen Beleg sperrt, sobald er gedruckt wird.

Darüber hinaus protokolliert open3A ab Version 2.8 alle Änderungen an den Positionen mit Zeitangabe und Benutzer. Dadurch können Änderungen mit einer Erweiterung zurückverfolgt werden.

Außerdem erfolgt eine organisatorische Sicherung durch Zugriffsberechtigungen und die prinzipielle Aufteilung in reguläre Systembenutzer und Administratoren.

4 Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden

Dies erfolgt automatisch, da die Belege in open3A in der Datenbank verwaltet werden und damit nach den enthaltenen Informationen gesucht werden kann.

5 Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben

open3A stellt diesen Punkt sowohl durch die Verwendung von frei verfügbaren und langjährig getesteten open source Lösungen (PHP, MySQL, Apache) als auch durch einen eigenen Prüfer-Export in einem allgemein anerkannten Format sicher.

Darüber hinaus ist open3A selbst open source und erleichtert den Betrieb der Software durch den Verzicht auf Seriennummern, Dongles oder sonstige Schutzmechanismen.

6 Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden

Die Daten werden immer im Produktivsystem vorgehalten. Auch größere Datenmengen sind in der Regel unproblematisch.

7 Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung

"Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung bzw. Sichtung dieser Dokumente zu nutzen. Dabei steht der Finanzverwaltung auch die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche elektronische Dokumente zu recherchieren bzw. diese – je nach Dateityp – maschinell auszuwerten. […]"

open3A bietet einen eigenen Prüfer-Export an, mit dem die relevanten Daten in ein allgemein anerkanntes Format exportiert werden können.

Auch ist es möglich, dem Prüfer einen eigenen Benutzer anzulegen, mit dem er open3A benutzen und die Belege suchen kann.

8 Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden

"Im Fall der elektronischen Belegarchivierung hat das Unternehmen dem Betriebsprüfer eine Einsichtnahme in die elektronischen Belege unmittelbar am Bildschirm über die betriebsinterne Hard­ und Software zu gestatten. […] Zudem steht dem Betriebsprüfer im Rahmen des unmittelbaren Datenzugriffs die Möglichkeit offen, mittels Volltextsuche Textdokumente innerhalb der Archivumgebung dateiübergreifend zu durchsuchen."

Siehe Punkt 7

9 Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen

open3A speichert die Daten in der Regel auf dem Rechner des Benutzers oder im Fall der Cloud auf Servern in Hamburg.

Wenn open3A auf einem Webspace eingerichtet wird, dann muss der Benutzer diesen Fall selbst sicherstellen.

10 Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

Wenn Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen möchten und dazu weitere Informationen zu open3A benötigen, dann melden Sie sich gerne beim Support.

Zur Verfahrensdokumentation bleibt zu sagen:

"Wenn das Unternehmen gar keine oder keine ausreichende Verfahrensdokumentation vorlegt, bedeutet das nicht automatisch das alles vernichtende Urteil des Betriebsprüfers und die Schätzung. Die GoBD sehen in einer fehlenden oder unzureichenden Dokumentation keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht, solange die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigt ist. In der Folge heißt das: Liegen keine weiteren Verstöße gegen die GoBD vor und stimmt die Buchhaltung inhaltlich, ist eine fehlende Verfahrensdokumentation kein Grund für eine Hinzuschätzung." Quelle

Eine Checkliste für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation findet sich bei Zöller und Partner